Mange er usikre på hvilken innlednings- og avslutningshilsen de bør velge, og hvordan formen bør være. Vi vil derfor komme med noen generelle forslag som vi håper vil være til nytte for privatpersoner og i arbeidssituasjoner.
Innledningshilsen
På norsk avslutter man en innledende hilsen med utropstegn eller lar være å sette skilletegn. Merk at en slik innledningshilsen ikke skal avsluttes med punktum eller komma på norsk. En hilsen uten skilletegn er «umarkert» eller nøytral. Utropstegnet brukes når man er godt kjent og/eller ønsker å uttrykke en viss personlig tilknytning eller stemning:
Hei, Målfrid
eller
Hei, Målfrid!
Dersom du ikke kjenner mottakeren, eller du ønsker et mer formelt preg, er det best å ikke sette noe skilletegn etter hilsenen. Da er det også mest naturlig å bruke etternavn. Slik:
Hei, Målfrid Språkerud
Om du skal sende e-post til personer du ikke kjenner fra før, kan Hei – med eller uten utropstegn – oppfattes som en tanke for intimt og påtrengende. Løsningen kan være et generelt beskrivende substantiv, for eksempel:
Kjære kunde
eller bare navn:
Målfrid Språkerud
Skal du sende e-post til mange mottakere med for eksempel markedsføringsmateriell eller tilbud til personer som ikke er kunder, eller som du og din arbeidsplass ikke har hatt kontakt med tidligere, kan det passe å innlede med en mer åpen hilsen:
Til deg som er interessert i nye utgaver av Bokmålsordboka
På nynorsk er det også vanlig å bruke innledningshilsenen gode:
Gode Målfrid Språkerud
Den første setningen i e-posten skal alltid begynne med stor forbokstav, som alle nye avsnitt. Dette gjelder også etter en hilsningsfrase uten utropstegn til slutt:
Kjære Målfrid Språkerud
Jeg sender deg …
Avslutningshilsen
Når vi skal avslutte en formell e-post, gjelder i utgangspunktet samme regler som for signaturen i et brev: ikke komma når hilsningsfrasen står på egen linje over navnet, ikke komma mellom øvrige linjer og ikke punktum til slutt. Legg også merke til at titler skrives med liten forbokstav. For eksempel:
Vennlig hilsen
Målfrid Språkerud
rådgiver
Det tradisjonelle brevet fra en offentlig institusjon er en temmelig formell sjanger. I en e-post må skribenten i større grad vurdere hvilket nivå han eller hun vil legge seg på, alt etter mottaker, tema og situasjon for øvrig. De vanligste alternativene er listet opp under:
Hilsen
Målfrid Språkerud
Med hilsen
Målfrid Språkerud
Vennlig hilsen
Målfrid Språkerud
Med vennlig hilsen
Målfrid Språkerud
Man kan også la være å bruke hilsningsfrase:
Målfrid Språkerud
Det virker nokså uformelt eller til og med uhøflig å bruke forkortelsene Vh. eller Mvh. i en hilsningsfrase i en formell e-post, og vi fraråder å bruke dem. Dersom du likevel velger å bruke en forkortelse, må den avsluttes med punktum etter h-en.
Skikk og bruk – nettvett i formelle e-poster i arbeidssituasjoner
- Gi e-posten en informativ og dekkende overskrift i emnefeltet. Da kan mottakeren prioritere saken riktig.
- Skriv hovedbudskapet først og unngå å behandle flere temaer i samme melding.
- Begynn på en ny e-post om du går fra ett saksforhold til et annet i en e-postveksling.
- Skriv klart og konsist, med korte avsnitt og oversiktlig oppsett.
- Bruk blank linje etter innledende hilsen og mellom avsnitt. Før avslutningshilsenen kan det godt være to blanke linjer.
- Unngå å bruke store bokstaver for å framheve noe. Dette blir oppfattet som «skriking».
- Unngå å bruke tekstmarkering som kursiv og halvfet. De kan ikke leses av alle e-postprogrammer.
- Send e-posten som ren tekst, så er du sikker på at mottakeren kan åpne og lese den. Av samme grunn bør du bruke pdf-format dersom du sender bilder og grafiske elementer.
- Les alltid igjennom meldingen før du sender den.
- La det gå fram hvem som får kopi av meldingen. Blindkopi bør bare brukes internt på arbeidsplassen eller i tilfeller der man ønsker å unngå at e-postadresser spres.